Cómo elaborar una carta de entendimiento para una presentación musical

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En el negocio de la música, una carta de entendimiento es un documento que formaliza una presentacion artística con un cliente, especialmente un bar o establecimiento donde se realizan conciertos. Como su nombre lo indica, su objetivo es asegurar que las partes involucradas entiendan y estén de acuerdo con las condiciones de la presentación, así como sus derechos y deberes. Se recomienda utilizarla cuando es un local en el que tocas seguido y tienes confianza con el dueño (pero siempre es bueno tomar precauciones). La carta de entendimiento es menos formal que un contrato pero más flexible. El contrato es más conveniente para un concierto, festival grande o un cliente nuevo con el que nunca has tratado.

La carta de entendimiento deberá ser intercambiada entre las partes como un contrato, ambos deberán firmarla para que no haya malos entendidos en el futuro. Si el establecimiento no tiene un formato, puedes enviársela tú basándote en este templete. Incluye la fecha, lugar, hora de inicio, duración de la presentación y precio de entrada (y porcentajes para cada parte) así como los siguientes detalles:

– Quién se encargará de la promoción y en qué porcentaje (flyers, posters, anuncios en prensa, etc).

– Qué parte conseguirá el equipo y quién lo pagará.

– Qué incluye dicho equipo: backline, luces, sistema de amplificación, etc.

– Número de invitados de la banda. Este es un anexo a la carta de entendimiento. Es un detalle que se puede negociar una vez se acerque la fecha del evento, ya que puede incluir nombres de patrocinadores, periodistas y gente del medio que se vaya sumando.

– Hora de apertura de puertas.

– Hora de montaje, prueba de audio y duración de dicha prueba.

– Número de bebidas por integrante, cena, camerino u otro detalle por parte del lugar.

– Cuándo y dónde se pagará el monto estipulado para la banda, si será en efectivo o con cheque.

– Cualquier otro acuerdo que tengas con el lugar: presencia de marcas, patrocinadores, promociones, etc.

Un último consejo: Te recomiendo incluir tu rider técnico, stage plot y música de la banda al ingeniero de sonido del lugar. Esto le ayudará a familiarizarse con tu sonido y tus detalles en el escenario. Rara vez revisan todo esto, pero eso es material para otro post.

Ahora ve y practica,

Aaron Sztarkman
Este Negocio de la Música

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