Cómo Calcular un Presupuesto para una Presentación Artística

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Para muchos músicos independientes, es normal tener que usar el sombrero de productor de eventos, en especial de sus propios conciertos o presentaciones. Saber calcular un presupuesto con todos los costos posibles es de extrema importancia para poder tener éxito en este tipo de empresas (y no quedar en rojo).

Es también necesario hacerlo ANTES de poner un precio de admisión o enviarle una cotización a un cliente o patrocinador. Se da a veces la situación que uno le tira una cifra X al cliente y luego nos damos cuenta que quedamos muy por debajo de la línea de ganancia. Llegarle después al cliente con un precio diferente más elevado que el original es excusa segura para que no quieran trabajar contigo. Si el cliente pide un estimado en el momento y tú no tienes el presupuesto hecho, te recomiendo darle una cifra más alta de lo normal, comentándole que es un estimado. Es mejor luego presentarle un precio menor que uno mayor.

El tener un presupuesto detallado te puede ayudar a la hora que el cliente o patrocinador te pida una explicación por el precio. Dicho presupuesto puedes anexarlo a la cotización, la cual contiene más información de logística sobre el evento. Al final de este post incluyo para descargar una hoja de Excel que puedes utilizar como templete para tu próximo presupuesto.

He quí hay una lista de los costos más importantes de un concierto o presentación de tamaño pequeño a mediano:

  • Banda, músicos: ¿Cuál es tu tarifa como banda o artista? ¿Cuánto le pagarás a cada músico por la presentación?
  • Tarima: ¿El lugar donde tocarás posee un stage adecuado o debes proveer uno? Analiza bien el local y habla con el cliente para ver qué tipo y medida de tarima es la más conveniente. Recuerda: ni muy grande ni muy pequeña.
  • Sonido: Averigua bien dónde exactamente estarás ubicado y para cuánta gente es el concierto. Eso te dará una idea de cuánto equipo de sonido necesitarás llevar. ¿Es al aire libre? Eso significa que necesitarás más equipo y tal vez extensiones de corriente más largas de lo habitual.
  • Luces, efectos: ¿El concierto será de día o de noche? ¿Habrá suficiente luz donde estarás ubicado? Si es un show (y no un toque casual), deberás llevar luces y cualquier otro efecto que necesites.
  • Roadies o técnicos: Si hay que llevar bastante equipo y montar tarimas, lo más recomendable es que lleves a personas especializadas en eso. También hay empresas que pueden proveer el servicio completo de tarima, sonido y luces. Averigua bien si deberás absorber el costo de almuerzo o cena para los operadores.
  • Ingeniero de sonido: Cuando es un toque casual o pequeño, es normal que nosotros hagamos de roadies y sonidistas. Por el contrario, si el toque es mediano o grande, es necesario llevar a un ingeniero de sonido. Pregúntale por sus honorarios y costos adicionales (comida, gasolina, etc.).
  • Comidas: ¿Tendrás que viajar lejos y eso implica comer algo en el camino? ¿El cliente proveerá comidas o tienes tú que llevar la tuya?
  • Gasolina, transporte: Dependiendo de dónde será el evento, debes sopesar si cobrarás gasolina o no. Recomiendo siempre añadir un porcentaje del precio final de cualquier tipo de presentación para costos de gasolina y depreciación de vehículos y dividirlo entre los que han contribuido con sus coches. Bonus: estos costos puedes deducirlos de tus impuestos a final de año.
  • Tiempo en preparar nuevos temas: Muchos músicos cobran solamente por esas dos horas que dura el concierto. Error. Preparar un show o un concierto con temas nuevos (que tal vez nunca más vuelvas a tocar) requiere tiempo y dedicación de cada músico para escucharlos, transcribirlos y practicarlos por su lado. Define un porcentaje extra para añadir a tu tarifa normal en caso el cliente desee temas que no están normalmente en tu repertorio.
  • Ensayos: El tiempo de ensayo también es tiempo invertido en una presentación y debe ser incluido en un presupuesto. Si estás armando un show con músicos establecidos, que te quede claro que ellos cobran por ensayo, además de la presentación.
  • Ropa, uniformes: ¿El concierto requiere llegar vestido de una forma especial? A veces, toca invertir en algún traje, uniforme o hasta en disfraces (me tocó hacerlo para un concierto en Halloween una vez). Este es otro rubro del que puedes deducirte impuestos a fin de año.
  • Otros: Cada toque es diferente y el mundo del entretenimiento está lleno de sorpresas. Dependiendo de sus necesidades, en este apartado puedes poner cualquier otro gasto en el que se tenga que incurrir.
  • Imprevistos: Muchas personas y empresas apartan un porcentaje para cualquier imprevisto que pueda surgir, especialmente en eventos grandes. Es como un seguro que te ayuda a no sacrificar tu ganancia en caso que algo salga mal. Un 10% del precio final es lo sugerido.
  • Tu porcentaje: Si eres el manager de la banda o del artista, o sólo estás organizando el toque, es justo que te toque un porcentaje por tus servicios de manejo y administración. Entre un 10 y 20% es una cifra razonable.

En caso que el evento requiera de promoción, aquí hay unos cuantos costos más:

  • Anuncios en Facebook: Se ha normalizado el meterle un par de morlacos a varios anuncios de Facebook para promocionar toques o diferentes eventos públicos. No se te olvide incluirlos.
  • Cuñas para radio o anuncios en medios tradicionales: Esto ya es andar en grandes ligas, pero si el cliente te pide este tipo de promoción, tienes que estar sabedor de tarifas de producción y difusión de este tipo de anuncios.
  • Tiempo empleado para ir a medios de comunicación: Igualmente, deberás incluir este tiempo en el presupuesto. Hazlo por medio de un porcentaje que puedes añadir al precio final. Sugerencia: este tiempo de promoción, así como el de preparación y ensayos no tienen que ir detallados en el presupuesto, son parte del precio de cada músico.

Finalmente, define muy bien si el precio es final o sin impuestos. Es normal también que debas desglosar dichos impuestos. Para este tema, te recomiendo discutirlo con tu contador y que él se encargue de dichos detalles. Si es un toque pequeño o casual, no habrá problema. Pero si es un evento corporativo o donde te piden una factura con crédito fiscal, debes estar preparado para explicarle al cliente estos puntos.

Último consejo: Entre más transparentes y justos manejes los presupuestos con tus clientes y colegas músicos, más querrá trabajar la gente contigo. Garantizado.

Ahora ve y practica,

Aaron Sztarkman
Este Negocio de la Música

Presupuesto Presentación Artística

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